Privacybeleid

1. Wie wij zijn

Polarix ontwikkelt AI-agents en aanverwante diensten voor organisaties. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit beleid worden beschreven.

Contact: info@polarixdata.com

2. Welke gegevens wij verzamelen

Afhankelijk van hoe u met ons interacteert, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Contactgegevens zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsnaam
• Communicatiegegevens uit e-mails, contactformulieren of vergaderverzoeken
• Account- en inloggegevens als u een Polarix-platform of -portal gebruikt
• Technische gegevens zoals IP-adres, browsertype, apparaatinformatie en bezochte pagina's
• Gebruiksgegevens over hoe u onze website of diensten gebruikt
• Professionele informatie die u deelt tijdens sales-, onboarding- of supportgesprekken

3. Hoe wij uw gegevens gebruiken

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Om vragen te beantwoorden en klantenondersteuning te bieden
• Om onze AI-diensten en website te leveren, onderhouden en verbeteren
• Om contracten, facturatie en dienstverlening te beheren
• Om relevante updates over onze diensten te versturen, waar toegestaan
• Om de veiligheid te waarborgen, misbruik te voorkomen en aan wettelijke verplichtingen te voldoen
• Om websitegebruik te analyseren en de gebruikerservaring te verbeteren

4. Rechtsgrond voor verwerking

Op grond van de AVG verwerken wij persoonsgegevens op een of meer van de volgende rechtsgronden:

• Toestemming, bijvoorbeeld wanneer u een contactformulier invult of zich aanmeldt voor communicatie
• Uitvoering van een overeenkomst, wanneer verwerking nodig is om onze diensten te leveren
• Gerechtvaardigd belang, zoals het verbeteren van onze website, beveiligen van onze systemen en ontwikkelen van onze business, mits uw belangen niet zwaarder wegen
• Wettelijke verplichting, wanneer wij gegevens moeten bewaren of openbaar maken om aan de wet te voldoen

5. Delen van uw gegevens

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij kunnen gegevens delen met vertrouwde verwerkers die ons helpen onze business te runnen, zoals hostingproviders, e-maildiensten, analytics-tools en professionele adviseurs. Deze partijen mogen gegevens alleen verwerken volgens onze instructies en onder passende overeenkomsten.

Wij kunnen gegevens ook openbaar maken wanneer dit wettelijk verplicht is, op grond van een rechterlijke uitspraak, of om de rechten, veiligheid en beveiliging van Polarix, onze klanten of anderen te beschermen.

6. Internationale doorgifte

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen of doorgifte naar landen met een passend beschermingsniveau.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden in dit beleid, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is. Bewaartermijnen kunnen variëren afhankelijk van het type gegevens en onze relatie met u.

8. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u mogelijk de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Inzage in de persoonsgegevens die wij over u bewaren
• Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens
• Verwijdering van uw gegevens in bepaalde omstandigheden
• Beperking van verwerking in bepaalde omstandigheden
• Gegevensoverdraagbaarheid, waar van toepassing
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of direct marketing
• Intrekking van toestemming op elk moment, wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthouder. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website kan cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken om basisfuncties te waarborgen, voorkeuren te onthouden en te begrijpen hoe bezoekers de site gebruiken. U kunt cookievoorkeuren beheren via uw browserinstellingen. Waar vereist, vragen wij uw toestemming voordat niet-essentiële cookies worden geplaatst.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, misbruik of wijziging. Geen enkele methode van verzending of opslag is volledig veilig, maar wij blijven werken aan een hoog niveau van gegevensbescherming.

11. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze diensten, wettelijke vereisten of bedrijfsvoering weer te geven. De meest recente versie staat altijd op deze pagina met een bijgewerkte revisiedatum.